A organização de eventos é uma profissão que tem apresentado uma adesão crescente, sobretudo em tempos marcados pelo desemprego, em que as pessoas sentem necessidade de buscar opções de ocupação e sustento fora das áreas convencionais. Alguns dirão que não custa nada e que parece quase brincadeira de crianças; quem já passou por essa experiência, contudo, sabe que não se trata de uma tarefa básica nem fácil. Independentemente do género de acontecimento, é preciso garantir imensos elementos para que tudo corra o melhor possível. Até pequenos eventos, como um jantar, uma reunião ou uma conferência, exigem grande atenção aos detalhes.

Existem regras básicas que devem ser observadas se o propósito apontar para a perfeição. Logo à partida, há que estar consciente da inexistência de eventos simples, ainda que a pretensão do cliente subentenda algo modesto e informal. Depois, é fundamental definir o objectivo da ocasião, do qual depende inteiramente a estratégia; a celebração do aniversário de uma empresa pouco ou nada terá a ver com o lançamento de um novo produto… Analisar o perfil dos participantes deve ser outra das preocupações, e afigura-se indispensável para que se cumpram as expectativas dos destinatários. Averiguar o número de participantes, a sua origem (internos ou externos), a média de idades, áreas de interesse, entre outros factores compõe as diligências deste passo. Seguidamente, determina-se o tipo de evento, com base na própria imaginação: do tradicional ao radical, passando pelo humor, a música ou as caricaturas, de acordo com o budget disponível. É essencial estar de posse do montante do plafon concedido para se analisarem propostas e soluções. Ainda assim, a criatividade e o empenho podem sanar algumas lacunas financeiras.

A escolha do local implica a pesquisa de ofertas e a solicitação de orçamentos e referências e a verificação da disponibilidade para a data e o programa pretendidos. É sensato prever pausas para coffee-break e/ou refeições. Convém que o local seja acessível e, no caso de nem toda a gente dispor de meios próprios, providenciar transporte colectivo. Se a duração do evento justificar alojamento, é elementar proceder à recolha de informação acerca da oferta hoteleira e de eventuais descontos para grupos.

A comunicação do evento, através de e-mail, SMS, posters afixados nas vitrinas ou outro meio, deve referir esclarecimentos basilares, nomeadamente no que concerne ao objectivo do evento, data, hora, local, actividades previstas, duração, vestimenta recomendada, se for pertinente, crocky do espaço e contacto para confirmação. O planeamento atempado, descontracção no dia e toda a dedicação da equipa organizadora contribuirão para o êxito supremo dessa empreitada!