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Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Texto escrito nos termos do novo acordo ortográfico.
Categoria: Empresariais
Visitas: 10
Comentários: 1
Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Muitas pessoas deparam-se, por vezes, com problemas de organização no escritório (pessoal ou do trabalho). Ou é um telefone importante que não se encontra em lado nenhum, ou um relatório ou documento que o seu patrão está a exigir para ontem e você simplesmente não o consegue encontrar, ou é a papelada imensa que se vai acumulando em cima da secretária sem que se consiga dar vazão à mesma, ou, ainda, o desesperante momento em que descobre que o disco rígido do seu computador pediu reforma antecipada na pior altura, pois não efetuou backups da informação guardada. Todos estes sintomas podem ser rotulados como desorganização pura ou, pelo menos, como momentos menos felizes na arrumação correta dos arquivos.

Para solucionar este problema, existem algumas medidas que poderá pôr em prática, como as que se seguem: em primeiro lugar, deverá fazer uma (profunda e séria) revisão geral à sua secretária, eliminando, sem dó ou piedade, documentos e papelada que já não lhe interessam.

Depois, tudo o que não for utilizar no momento, deve colocar em dossiers e estantes, que devem estar organizados por ordem alfabética ou outra (por assunto, por exemplo).

As pequenas anotações diárias deverão ser registadas em pequenos cadernos de espirais, ou blocos de notas e nunca em papéis soltos, para evitar desesperantes extravios. Organize a documentação a ser tratada de acordo com a sua urgência de «despacho».

Os documentos mais urgentes deverão ser empilhados à parte e os outros deverão ser agrupados de acordo com o destino que se lhes pretende dar. Verifique diariamente a correspondência, num horário pré-estabelecido e dê-lhe seguimento: contas para pagar, documentação a ser arquivada, cartas que exigem resposta, etc.

Por outro lado, deve tentar «limpar a mesa» e manter os materiais em locais acessíveis e de fácil alcance: assim, deve evitar ter de mover três pesadas pilhas de papel para, simplesmente, aceder a uma gaveta onde guarda materiais de uso quotidiano.

Deve, ainda, criar um lixo «seguro», o que significa que, se você é daquelas pessoas que, na tentativa irrefletida de se verem livres de tudo e mais alguma coisa, acabam por se desfazer de documentação importante, deve criar um espaço para onde, durante algumas semanas, vai deitando – só – papéis. Após algum tempo, já estará em condições de decidir se aquele amontoado de papel é, de facto, inútil, e se pode seguir caminho até ao ecoponto mais próximo.

Mas lembre-se: as ideias «ideais» só você as pode ter, em função do mobiliário, tempo e paciência de que dispõe. Mantenha a calma, encare as montanhas de papel que o/a esperam e… mãos à obra!


Isabel Rodrigues

Título: Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Autor: Isabel Rodrigues (todos os textos)

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Comentários     ( 1 )    recentes

  • Rafaela CoronelRafaela

    10-07-2014 às 23:52:51

    É verdade! Preciso me organizar muito, até tento ser uma pessoa organizada, mas sempre é com grande sacrifício. Manter os papéis nos seus lugares e documentos importantes bem guardados evitam perdas de tempo, inclusive, desnecessárias.

    ¬ Responder

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Martelos e marrettas

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Texto escrito nos termos do novo acordo ortográfico.
Tema: Ferramentas
Martelos e marrettas\"Rua
Os martelos e as marretas são, digamos assim, da mesma família. As marretas poderiam apelidar-se de “martelos com cauda”. Elas são bastante mais robustas e mantêm as devidas distâncias: o cabo é maior.

Ambos constituem, na sua génese, amplificadores de força destinados a converter o trabalho mecânico em energia cinética e pressão.

Com origem no latim medieval martellu, o martelo é um instrumento utilizado para “cacetear” objectos, com propósitos vários, pelo que o seu uso perpassa áreas como o Direito, a medicina, a carpintaria, a indústria pesada, a escultura, o desporto, as manifestações culturais, etcétera, variando, naturalmente, de formas, tamanhos e materiais de composição.

A diversidade dos martelos é, realmente, espantosa. O mascoto, por exemplo, é um martelo grande empregue no fabrico de moedas. Com a crise económica que assola o mundo actualmente, já se imaginam os governantes, a par dos banqueiros, de martelo em punho para que não falte nada às populações…

Há também o marrão que, mais do que o “papa-livros” que tira boas notas a tudo, constitui um grande martelo de ferro, adequado para partir pedra. Sempre poupa trabalho à pobre água mole…

O martelo de cozinha serve para amaciar carne. Daquela que se vai preparar, claro está, e não da de quem aparecer no entretanto para nos martelar a paciência…!

Já no âmbito desportivo, o lançamento do martelo representa uma das provas olímpicas, tendo sido recentemente adoptado na modalidade feminina. Imagine-se se, em vez do martelo, se lançasse a marreta… seria, certamente, mesmo sem juiz nem tribunal, a martelada que sentenciaria a sorte, ou melhor, o azar de alguém!

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Título:Martelos e marrettas

Autor:Rua Direita(todos os textos)

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